La concesión de una subvención no supone que su importe quede definitivamente consolidado. Hasta que la Administración da por válida la justificación, y durante el periodo de mantenimiento posterior, la ayuda puede reducirse o ser objeto de reintegro, con los correspondientes intereses de demora.
El artículo 37 de la Ley 38/2003, General de Subvenciones, recoge las causas de reintegro. En nuestra experiencia en FYRA, la mayoría de las pérdidas de ayudas responden a siete errores recurrentes, todos ellos evitables con una gestión adecuada.
1. No dar publicidad a la ayuda
Las bases reguladoras de la mayoría de las ayudas exigen al beneficiario dar publicidad a la financiación pública recibida. Aunque suele considerarse un aspecto menor, y por ello es una de las obligaciones que más se descuidan, su incumplimiento puede dar lugar al reintegro de la subvención.
En las ayudas cofinanciadas por el Fondo Social Europeo Plus (FSE+) 2021-2027, estas obligaciones se rigen por el Reglamento (UE) 2021/1060 y están claramente definidas. El beneficiario debe dejar constancia del apoyo recibido de los Fondos:
- En su página web o sitio web oficial, si lo tiene.
- En sus redes sociales, si las tiene.
- Con un cartel de tamaño mínimo A3, o una pantalla electrónica equivalente, en un lugar bien visible para el público en la oficina física. El modelo de cartel suele estar en la web del organismo.
Esta publicidad no es puntual: debe mantenerse durante todo el periodo de ejecución, desde la concesión hasta la presentación de la declaración de cumplimiento de las obligaciones. Además, determinadas ayudas imponen obligaciones de transparencia a las entidades que superan ciertos umbrales.
Recomendación: instalar el cartel e incluir la mención en la web y en las redes sociales en cuanto se reciba la resolución, con el formato exacto que establezcan las bases, y conservar fotografías fechadas y capturas periódicas que acrediten su mantenimiento hasta el final.
2. Hacer cambios en el proyecto sin comunicarlos
La subvención se concede para un proyecto y unas circunstancias determinadas, y las bases obligan a comunicar cualquier variación que se produzca. Entre las que con más frecuencia se omiten:
- La solicitud u obtención de otras ayudas para la misma finalidad, incluso con posterioridad a la concesión.
- Las incidencias relativas al personal subvencionado, como la extinción de la relación laboral de una persona contratada con cargo a la ayuda.
- Las modificaciones del proyecto: cambio de proveedor, de modelo de maquinaria o de ubicación, o redistribución del presupuesto entre partidas.
- La transmisión de la empresa o de la unidad productiva. La ayuda corresponde al beneficiario, no a los activos. En caso de venta de la empresa o del negocio en el que se realizó la inversión, el adquirente no se subroga automáticamente en la subvención: es necesario comunicarlo y, por lo general, obtener la autorización del organismo para que el nuevo titular asuma los compromisos pendientes. De lo contrario, la operación puede dar lugar al reintegro.
Si la variación no se comunica o, cuando las bases lo exigen, no se autoriza previamente, el gasto afectado puede quedar excluido de la justificación. En algunos casos la reducción se limita a una partida; en otros, si se altera el objeto del proyecto o la persona beneficiaria, se pierde la totalidad de la ayuda.
Recomendación: consultar las bases antes de introducir cualquier cambio y comunicarlo por escrito. Si se está negociando la venta de la empresa o de un negocio con ayudas vigentes, conviene incorporar las subvenciones al análisis de la operación desde el inicio.
3. Presentar facturas fuera del plazo de ejecución
Cada ayuda establece un periodo dentro del cual los gastos deben facturarse y pagarse. Una factura emitida antes de su inicio o después de su finalización no es subvencionable, aunque corresponda exactamente al bien o servicio del proyecto.
Debe prestarse especial atención a los pedidos, presupuestos aceptados o anticipos formalizados antes de presentar la solicitud. En muchas líneas de ayuda, estos compromisos previos vulneran el denominado efecto incentivador y pueden invalidar el proyecto completo, no solo la factura afectada.
Recomendación: identificar con claridad las fechas de inicio y fin del periodo subvencionable y verificar la fecha de cada factura y de cada pago antes de incorporarlos a la justificación.
4. Pagar en efectivo o fuera de plazo
La justificación exige no solo la factura, sino también la acreditación del pago, que se realiza mediante el correspondiente extracto bancario. Por este motivo, la mayoría de las bases únicamente admiten pagos por transferencia, tarjeta o domiciliación desde una cuenta titularidad de la empresa beneficiaria. Además, la normativa limita a 1.000 € los pagos en efectivo en operaciones en las que interviene un empresario o profesional.
También es relevante el momento del pago. La Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, fija un plazo máximo de pago a proveedores de 60 días. Desde la entrada en vigor de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, las entidades con ánimo de lucro que soliciten subvenciones superiores a 30.000 € deben acreditar el cumplimiento de dichos plazos en, al menos, el 90 % de sus facturas. En caso contrario, no pueden obtener la condición de beneficiarias.
La forma de acreditación depende de la dimensión de la empresa: las que pueden presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada lo hacen mediante certificación de su órgano de administración; el resto, mediante certificado o informe de un auditor inscrito en el ROAC.
Recomendación: realizar los pagos desde la cuenta de la empresa, por el importe exacto de la factura e indicando su número en el concepto. Asimismo, controlar que los plazos de pago a proveedores no superen los 60 días, especialmente si se prevé solicitar ayudas superiores a 30.000 €.
5. Incumplir las obligaciones de la ayuda
La subvención se concede a cambio de una serie de compromisos, muchos de los cuales siguen vigentes durante años tras el cobro. Los que generan más incidencias son:
- Mantener el empleo o la plantilla media durante el periodo fijado en las bases. Una baja que no se cubre a tiempo puede reducir la media exigida.
- Mantener la actividad y el establecimiento en el que se realizó la inversión.
- Ejecutar la totalidad de la inversión comprometida y conservar los bienes durante el periodo de durabilidad, sin venderlos ni darlos de baja.
- No solicitar ayudas incompatibles para los mismos gastos ni superar los límites de acumulación aplicables, como el régimen de minimis.
En caso de cumplimiento parcial, la ayuda puede reducirse de forma proporcional; si el incumplimiento es grave, se exige su reintegro total.
Recomendación: elaborar una relación de compromisos con sus respectivas fechas de finalización y revisarla cada vez que se produzcan cambios en la plantilla, la actividad o los activos.
6. No estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social
La obligación de estar al corriente con la AEAT y con la Seguridad Social no se limita al momento de la solicitud. También se verifica antes de cada pago, y la existencia de deudas en ese momento puede bloquear el cobro o conllevar la pérdida del derecho.
Basta con un aplazamiento incumplido, una autoliquidación sin presentar o una cuota impagada para que el certificado resulte negativo. Cuando la comunidad autónoma dispone de hacienda propia, también deben estar al corriente las obligaciones con ella.
Recomendación: solicitar los certificados con antelación a cada justificación o pago y regularizar cualquier incidencia antes de que la Administración realice la comprobación.
7. Justificar tarde o de forma incompleta
La justificación debe presentarse dentro del plazo establecido, y su falta de presentación es causa directa de reintegro. La normativa prevé un requerimiento con un plazo adicional e improrrogable de 15 días; transcurrido este, la ayuda se pierde.
Tampoco es válida una justificación incompleta: memorias que no describen adecuadamente las actuaciones realizadas, facturas sin justificante de pago, nóminas sin la documentación de cotización correspondiente o una cuenta justificativa que no se corresponde con los gastos aprobados. Lo que no se acredita no se abona.
Recomendación: preparar la documentación a lo largo de la ejecución del proyecto, y no al final, reservando un margen suficiente para revisarla antes de su presentación.
Conseguir la ayuda es la mitad del trabajo
La otra mitad consiste en conservarla. Un expediente de subvención se prolonga durante años e incluye plazos de ejecución, justificación, certificados, comunicaciones y compromisos de mantenimiento. Realizar un seguimiento riguroso, sin que se pase ninguna fecha ni requisito, resulta fundamental, y es precisamente en esta fase donde se pierden la mayoría de las ayudas.
En FYRA CONSULTORES acompañamos a nuestros clientes desde la solicitud hasta la finalización del periodo de mantenimiento, para que puedan centrarse en su actividad. Si dispone de una subvención concedida y desea asegurarse de conservarla, póngase en contacto con nosotros y revisaremos su expediente.